quarta-feira, 27 de setembro de 2017

Como escolher o melhor local para o seu evento

Se você pensa em fazer um evento de sucesso, mas já encontra dificuldades logo em uma das primeiras etapas de planejamento, que é encontrar o local correto para o evento, confira as dicas abaixo que podem lhe ajudar a organizar melhor e com mais precisão.

Número de convidados

O primeiro ponto a ser pensado é a quantidade de pessoas que podem comparecer ao evento. Se você convidou 500 pessoas, o local deve ter a capacidade para no mínimo este número de presentes. Lembre-se que um dos pontos chave para o sucesso de qualquer evento é a boa recepção do público, então tente garantir o maior conforto possível para seus convidados, como por exemplo alugar um local que abrigue ao menos 50 pessoas a mais do que o seu planejado, afinal mais pessoas podem aparecer e ninguém gosta de ficar em pé o tempo todo durante um evento longo.

Segurança

Outro ponto importante é a segurança do local. Após encontrar uma área que possa abrigar todos os seus convidados, você deve pensar na segurança dos presentes, para que assim possa evitar problemas futuros, como possíveis furtos.

Verifique se o local possui um pátio fechado para estacionamento, se as estruturas onde o evento vai acontecer são firmes, seguras e não apresentam perigo para os convidados e lembre-se de checar se a área onde será realizado o seu evento possui algum tipo de segurança providenciado por uma empresa do ramo, como câmeras de vigilância ou guardas capacitados.

Acessibilidade

Agora que todos os convidados podem ter seu espaço e também estão seguros no evento, é hora de conferir a acessibilidade do local. É sempre importante que possua rampas de acesso, vagas de estacionamento para deficientes ou marcações no chão para cegos, por exemplo. Tente também procurar um local que seja o mais plano possível, livre de muitos obstáculos no caminho e escadas ou subidas excessivas.

Características gerais e diferenciais

Com todas as necessidades de seus convidados supridas (afinal eles são a garantia de sucesso do evento), você pode começar a pensar nas características gerais que o local apresenta. A condição dos sanitários, por exemplo, pode garantir o bem-estar dos visitantes e uma boa avaliação do seu evento. Itens como alimentação oferecida no local ou ainda possibilidade para inserção de buffets ou outro tipo de serviço alimentício devem ser prioridade, pois ninguém gosta de participar de um evento por horas estando de barriga vazia.

Outros detalhes como a acústica do local devem ser analisados antes da contratação, principalmente se o evento envolve apresentações musicais. Desse jeito você garante uma boa qualidade de som para os visitantes e também a aprovação da banda ou músicos contratados. Verifique também se há como passar cabos para os instrumentos e tente deixá-los o menos visível possível dos convidados.

Lembre-se de também conferir se o local é um espaço aberto ou fechado. Dependendo do tipo de evento que deseja realizar, um dos dois tipos pode ser mais vantajoso, como locais fechados para festivais de música, por exemplo. Dias de chuva ou sol também devem ser levados em consideração, já que um mal tempo pode botar tudo a perder em locais abertos.

Valores

Com todos estes itens analisados, você pode agora avaliar todas as opções disponíveis e que preencher seus requisitos. Com isso, você poderá ter uma ideia de quanto vai ter que desembolsar no final do evento e não passa por surpresas desagradáveis de valores excedentes inesperados.